- Capture
การจัดเก็บข้อมูลเข้าระบบ ไม่ว่าจะเป็นเอกสารหรือไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ต่างๆ - Manage
เป็นการบริหารจัดการข้อมูลที่ช่วยให้สืบค้นได้ทั้ง Structured Content และ Unstructured Content - Preserve
จัดเก็บข้อมูลเอกสารในรูปแบบต่าง ๆ ในระยะยาว และสามารถเรียกกลับมาใช้ได้อย่างสะดวก - Delivery
เป็นการแปรรูปเอกสารให้มีความปลอดภัยแล้วสามารถนำเอกสารไปใช้งานในรูปแบบต่าง ๆ เพื่อนำไปใช้และสามารถแชร์ content ไปให้ผู้ใช้งานในองค์กรได้
นอกจากนี้ประโยชน์ของการใช้ ECM ช่วยในการทำงานของหน่วยงาน เช่น องค์กรที่ต้องทำงานร่วมกับสาขาในต่างประเทศ หน่วยงานที่มีหลายสาขาทั่วประเทศ โดยที่มั่นใจได้ว่า เอกสารหรือข้อมูลจะได้รับการป้องกันความปลอดภัยและรวดเร็วที่สุด เพราะมีคุณสมบัติดังนี้
- สามารถใช้ยืนยันตัวตนของผู้ใช้งานภายในองค์กร ป้องกันการปลอมแปลงแอบอ้างชื่ออีเมล์ได้
- กำหนดเฉพาะคนที่อยู่ในลูปเท่านั้นที่สามารถดูเอกสารได้
- ไม่สามารถพิมพ์หน้าจอ/จับภาพบนอุปกรณ์มือถือได้
- ต้องได้รับอนุญาตก่อนการพิมพ์
- ป้องกันการถ่ายภาพผ่านอุปกรณ์อื่นบนหน้าจอ ด้วยลายน้ำแสดงตัวตนของผู้ใช้งาน
คำถามถัดมาคือ ทำไมหลาย ๆ องค์กรยังไม่เริ่มใช้งาน ? เพราะว่าเมื่อก่อนยังไม่มีกฏหมายรองรับ แต่ตอนนี้กระทรวงดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคม รับรองการดำเนินคดีตามกฏหมายตามมาตรา 9 ว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ และซึ่งทุกกระบวนการจะต้องปฏิบัติตามกฎหมายฉบับนี้เพื่อสามารถใช้ดำเนินคดี หรือมีผลทางกฎหมายได้ ทีนี้องค์กรก็สามารถปรับมาใช้ระบบ ECM เพื่อความสะดวก รวดเร็ว รองรับการ Work From Anywhere ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายในการทำงานอย่างเต็มรูปแบบ
